Bölüm 1 akışı
1) Karar noktası: “Online bir dönemdeyiz” cümlesinin arkasındaki gerçek
Woventico olarak ajans operasyonlarını daha verimli, daha şeffaf ve daha ölçeklenebilir hale getirmeyi hedefliyoruz. Bu doğrultuda; müşterilerimizin eksik evrakları, geciken içerikleri, proje aşamalarını ve yürütülen işlemleri anlık olarak takip edebileceği merkezi bir online sistem geliştirdik.
Bu sistem sayesinde müşterilerimiz “hangi aşamadayız, şu an ne yapılıyor, sıradaki adım nedir?” gibi kritik sorulara net yanıtlar alabiliyor. Süreç şeffaflığı arttıkça iletişim güçleniyor, hizmet kalitesi yükseliyor ve operasyonel belirsizlikler ortadan kalkıyor. Bunun doğal sonucu olarak hem proje teslim süreleri kısalıyor hem de ödeme süreçleri düzenli ve zamanında ilerliyor.
Kararı tetikleyen 5 temel neden
- Kurumsal güven: Orta ve büyük ölçekli bütçelerde karar vericiler; sürdürülebilir, denetlenebilir ve kurumsal bir yapı görmek ister.
- Ödeme altyapısı: POS, banka ve finansal süreçlerde tutarlılık; hem kabul oranlarını artırır hem de nakit akışını öngörülebilir kılar.
- Operasyon disiplini: Hizmet teslimi, destek talepleri ve revizyon süreçlerinin kişilere değil, merkezi bir sisteme bağlı yürütülmesi gerekir.
- Marka mimarisi: Şirket ismi, alan adı, sosyal medya hesapları ve kurumsal kimlik unsurları tek bir standart altında tutarlı biçimde konumlandırılmalıdır.
- Ölçeklenebilirlik: Ekip ve müşteri hacmi büyüdükçe süreçlerin bireylere bağımlı değil, sistematik ve tekrarlanabilir olması zorunlu hale gelir.
2) Şahıs vs limited: Ajanslar ve hizmet satan işletmeler için kritik fark
Şahıs işletmesi, özellikle başlangıçta hızlı hareket etmeyi sağlar. Ancak hizmet satan bir yapıda zamanla iki tür problem ortaya çıkar: (1) Algı ve güven bariyeri, (2) süreçlerin büyümeye dayanıklılığı. Bu noktada “şahıs mı limited mi?” sorusu sadece vergisel bir tercih değil; iş modelinin ölçeklenme tercihi haline gelir.
Limited şirkete geçiş, tek başına mucize yaratmaz. Ama doğru planlandığında; ödeme altyapısı, sözleşme düzeni, şirket adresi ve kurumsal görünürlük gibi noktalarda önemli avantajlar sağlar. Woventico’da özellikle iki konu belirleyici oldu: kurumsal adres ve vergi dairesi imajı, ayrıca bankalar/ödeme kuruluşları tarafında daha “standart” bir dosya sunabilmek.
Hizmet satışında “şirket kimliği” neden daha görünür?
Ürün satan e-ticarette müşteri çoğu zaman ürünü görür, yorumları okur ve satın alır. Hizmette ise müşteri “sonucu” satın alır ve bu sonuç, çoğu zaman anlık değil süreç içinde üretilir. Dolayısıyla müşteri; şirket kimliğini, sözleşme düzenini, iletişim şeffaflığını ve ödeme güvenliğini daha yakından değerlendirir. Bu nedenle ajansların kurumsallaşması, satış performansını doğrudan etkileyen bir faktördür.
| Başlık | Şahıs | Limited |
|---|---|---|
| Algı | Başlangıç için yeterli olabilir | Kurumsal güveni güçlendirir |
| Ödeme/Finans | Kuruma göre değişken | Standart evrak setiyle daha “kurumsal” dosya |
| Operasyon | Kişiye bağımlılık riski artar | Süreç standardı kurmak daha kolay |
| Büyüme | Bir noktada kontrol zorlaşabilir | Ölçeklenebilirlik kurgusu için daha uygun |
3) Risk yönetimi: Banka, sanal POS ve platformların baktığı “tutarlılık”
Birçok marka, POS sürecini yalnızca “başvuru formu + evrak yükleme” olarak görüyor. Oysa bankalar ve ödeme kuruluşları; risk değerlendirmesinde sadece evrakları değil, iş modelinin şeffaflığını ve bilgilerin tutarlılığını da kontrol eder. Bu yüzden kurumsallaşma kararımız, POS sürecinde “ret” riskini azaltan bir düzen kurmayı da hedefledi.
En sık görülen ret/uzama sebepleri
- Web sitesinde şirket ünvanı/adres/iletişim eksik veya farklı yazılmış
- İade/iptal politikası belirsiz
- Hizmet tanımı muğlak (ne satılıyor, nasıl teslim ediliyor?)
- KVKK/gizlilik metinleri ve sözleşmeler yok
- IBAN/ünvan uyumsuzluğu veya dokümanların birbirini tutmaması
4) Operasyon standardı: Kişiye bağlı çalışmadan “sisteme bağlı” modele geçiş
Ajansların büyümesini sınırlayan en temel problem; teslim ve destek süreçlerinin kişiye bağlı olmasıdır. Bir müşteri “paketi satın aldıktan sonra” kime yazacak? Dosyalar nasıl toplanacak? Revizyonlar nasıl izlenecek? Süreç kayıt altına alınmazsa, ölçek büyüdükçe kalite düşer. Woventico’da limitede geçiş kararını, bu operasyon standardını kurmanın bir parçası olarak ele aldık.
“Full servis online ajans” ne demek?
Full servis, çok hizmet vermek değildir; müşterinin ihtiyacını uçtan uca yönetebilmektir. Bu da ancak süreç tanımı, rol paylaşımı, teslim standardı ve destek sistematiğiyle mümkündür. Bizim modelimizde “full servis”, müşterinin tek muhatapla değil, tek sistemle ilerlemesi anlamına gelir.
Bu bölümde kurulması gereken zihinsel model
- Satış bir başlangıçtır; asıl fark satış sonrasında oluşur.
- Süreçleri yazılı hale getirmek, kaliteyi korumanın tek yoludur.
- Destek talepleri kanallara değil, sisteme düşmelidir.
- Kurumsallaşma; ekip büyüdüğünde “dağılmamak” için yapılan bir yatırımdır.
Anahtar teslim: Bu süreci sizin yerinize yönetelim
Woventico E-Ticaret Paketleri ile; altyapı, arayüz, ödeme (sanal POS), temel uyum sayfaları, hız/güvenlik ve yayın sürecini birlikte planlayıp satışa hazır şekilde teslim edelim.
Not: Vergi ve muhasebe tarafında mali müşavirinizle birlikte ilerlemeniz gerekir. Biz süreç planı ve teknik kurulumu üstleniriz.
5) Maliyet ve geri dönüş perspektifi: “Masraf” değil, altyapı yatırımı
Şirketleşme süreci; ticaret odası kaydı, noter işlemleri, mali mühür, kaşe, mali müşavir gibi masraflar doğurur. Bu masraflar ilk bakışta “yük” gibi görünebilir. Ancak hizmet satan bir yapı için bu kalemlerin önemli bir kısmı, aslında büyümeyi mümkün kılan altyapı yatırımıdır. Çünkü kurumsal dosya ve standart, ödeme süreçlerinde tıkanmayı azaltır; kurumsal imaj satış döngüsünü kısaltır; operasyon standardı ise ekibin verimini artırır.
Maliyetleri 3 grupta düşünün
- Kuruluş: Ticaret odası, noter, mali mühür gibi başlangıç kalemleri
- Aylık sabit: Mali müşavir ve operasyonel abonelikler
- Değişken: POS komisyonu, reklam bütçesi, hizmet üretim maliyeti
Woventico özelinde bu yatırımın hedefi şuydu: Daha net bir marka algısı, daha sorunsuz ödeme altyapısı, daha hızlı satış döngüsü ve daha planlı operasyon. Bu hedeflere ulaştığınızda; kurumsallaşma maliyetleri yalnızca “gider” olmaktan çıkar, büyümeyi hızlandıran bir kaldıraç haline gelir.
6) Bölüm 1 özeti ve sonraki bölümde ne var?
Bölüm 1’in ana fikri net: Şahıstan limitede geçiş, Woventico’da “e-ticarete yeni girmek” değil; full servis online ajans modelini kurumsal ve sürdürülebilir hale getirmek için yapılan stratejik bir hamleydi. Kararın arkasında; ödeme altyapısı uygunluğu, risk yönetimi, kurumsal güven ve operasyon standardı gibi somut hedefler vardı.
Bölüm 2’de devam
- Mali müşavir seçimi (neden kritik?)
- MERSİS, ticaret odası ve kuruluş akışı
- NACE kodlarının doğru belirlenmesi ve etkileri
- Gerçek masraf kalemleri ve zaman planı