İmza Sirküsü, Kaşe ve Mali Mühür: Kuruluş Sonrası “Zorunlu Set” (Bölüm 3)

Bölüm 3 akışı

• 1) Kuruluş sonrası set neden kritik?
• 2) İmza sirküsü: ne işe yarar, nerede istenir?
• 3) Noter süreci: gerekli evraklar ve pratik ipuçları
• 4) Kaşe: “küçük” görünen ama süreci hızlandıran detay
• 5) Mali mühür: e-belge ve dijital operasyonun anahtarı
• 6) Ödenen masraflar ve bütçe yönetimi
• Ara CTA: anahtar teslim paket
• 7) Kontrol listesi: bu seti tamamlamadan başvuru yapmayın
• 8) Bölüm 3 özeti + Bölüm 4’e geçiş

1) Kuruluş sonrası set neden kritik? “Yetki” ve “tutarlılık”

Kuruluş tamamlandığında elinizde ticaret sicil kaydı, vergi levhası ve oda evrakları olur. Ancak işin pratik tarafında “şirket adına imza atma yetkisi” ve “resmi belgeleri geçerli şekilde düzenleme” hala netleşmelidir. Banka hesabı açılışı, POS başvurusu, alan adı devri, bazı sözleşmelerin imzalanması ve e-belge süreçleri; doğrudan bu setle ilişkilidir.

Özellikle hizmet satan işletmelerde (ajans, danışmanlık, yazılım) teslimat fiziksel olmadığı için, ödeme kuruluşları ve bankalar şirketin yetki ve süreç disiplinini daha yakından inceler. Bu yüzden imza sirküsü/kaşe/mali mühür; “formaliteden” çok kurumsal operasyonun çalışabilmesi için gereklidir.

2) İmza sirküsü: Nedir, ne işe yarar, nerede istenir?

İmza sirküsü (imza sirküleri), şirketi temsile yetkili kişilerin (veya kişilerin) imza örneklerini ve yetki kapsamını gösteren noter tasdikli belgedir. En basit tanımıyla: “Bu kişi, bu şirket adına imza atabilir” demenin resmi kanıtıdır. Ajanslar açısından imza sirküsü, hem bankacılık hem de ticari sözleşmeler tarafında kritik bir dayanak oluşturur.

İmza sirküsü genellikle nerelerde istenir?

• Banka hesabı açılışı: Şirket hesabı açarken yetki belgesi olarak.
• Sanal POS/ödeme kuruluşları: Başvuru dosyasında çoğu zaman zorunludur.
• Kurumsal sözleşmeler: B2B müşteri anlaşmalarında imza yetkisi ispatı için.
• Domain/hosting devir işlemleri: Bazı kayıt operatörleri/sağlayıcılar talep edebilir.
• Resmi süreçler: Şirket adına yapılan çeşitli resmi başvurularda.

3) Noter süreci: gerekli evraklar ve pratik ipuçları

Noter süreci, ilk bakışta basit görünür; ancak eksik evrak veya yanlış bilgi setiyle gittiğinizde aynı gün içinde tekrar yol yapmak zorunda kalabilirsiniz. Woventico’da biz, vergi levhası ve ticaret sicil gazetesi ile notere gidip şirket yetkilisi olarak imza sirküsü aldık. Bu işlem toplamda 1700 TL tuttu.

Notere gitmeden önce kontrol edin

• Vergi levhası: Güncel ve okunur PDF/çıktı.
• Ticaret sicil gazetesi: Kuruluş ilanı ve ilgili sayfalar.
• Kimlik: Yetkili kişinin güncel kimliği.
• Şirket bilgileri: Ünvan, adres, vergi dairesi/numarası (standart yazım).
• Yetki yapısı: Tek yetkili mi, ortak imza mı? (Mali müşavirinizle net olmalı.)

Bu aşamada en kritik nokta “tutarlılık”tır: Ünvanın yazımı, adres formatı ve yetkilinin adı/soyadı gibi bilgiler, vergi levhası ve ticaret sicil gazetesindeki formatla uyumlu olmalıdır. Çünkü aynı evraklar ileride banka ve POS başvurularında yan yana değerlendirilir. Küçük yazım farkları bile “ek belge” talebine veya telefon trafiğine sebep olabilir.

4) Kaşe: küçük görünen ama kurumsal işleyişi hızlandıran parça

Kaşe, birçok girişimcinin “olmasa da olur” diye ertelediği bir detaydır. Oysa pratikte; sözleşme, teklif, form, banka evrakları ve çeşitli başvurularda şirket bilgilerini standart şekilde basmanın en hızlı yoludur. Bizim süreçte kaşeye ihtiyaç netleşince, en yakın matbaadan 450 TL bedelle hızlıca yaptırdık.

Kaşe üzerinde ne olmalı?

• Şirket ünvanı (standart yazım)
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• Adres (mümkünse kısa format)
• Telefon/e-posta (opsiyonel, kullanımınıza göre)

Ajans tarafında kaşe, özellikle B2B sözleşmelerde ve hizmet formlarında hız kazandırır. Ekip büyüdükçe bir dosyayı “kim doldurdu, kim imzaladı” gibi sorular yerine; standardize edilmiş evrak akışı oluşur. Bizim full servis online ajans modelinde amaç da buydu: operasyonu kişiden bağımsızlaştırmak, belge düzenini standartlaştırmak.

5) Mali mühür: e-belge ve dijital operasyonun anahtarı

Mali mühür, tüzel kişiler için dijital dünyada “imza” yerine geçen kritik bir araçtır. E-fatura/e-arşiv düzeni, bazı e-devlet entegrasyonları, belirli muhasebe süreçleri ve dijital beyan/başvurular; mali mühür veya e-imza gibi araçlarla ilişkilidir. Biz, süreçleri uzun vadeli düşünerek 3 yıllık tüzel kişi mali mührünü 1800 TL bedelle satın aldık.

Mali mühür hangi alanlarda işinizi kolaylaştırır?

• E-belge süreçleri: E-fatura/e-arşiv kullanımına geçişte altyapı sağlar.
• Muhasebe entegrasyonları: Online ön muhasebe sistemleriyle daha düzenli akış.
• Kurumsal işlem hızı: Fiziki imza trafiğini azaltır, uzaktan süreç yürütmeyi kolaylaştırır.
• Denetlenebilirlik: Dijital kayıt düzenini güçlendirir.

6) Ödenen masraflar ve bütçe yönetimi: kalem kalem görünürlük

Kurumsallaşma sürecini yönetmenin en iyi yolu, tüm masrafları kalem kalem görünür kılmaktır. Böylece “sürpriz” azalır, nakit akışı daha kontrollü yönetilir. Woventico’da bu bölümdeki üç temel masraf kalemi şunlardı: imza sirküsü (1700 TL), kaşe (450 TL), mali mühür (3 yıl, 1800 TL).

7) Kontrol listesi: Bu set tamamlanmadan başvuru yapmayın

Woventico’da öğrendiğimiz en pratik derslerden biri şu: Banka, POS veya domain devri gibi süreçlere “hemen” başlamak cazip görünse de, eksik belgeyle başlamak çoğu zaman daha uzun sürer. Çünkü süreç ortasında ek belge istendiğinde, başvuru yeniden değerlendirilebilir veya işlem sırası kaybedilebilir. Bu yüzden aşağıdaki kontrol listesini “başvuru öncesi kapatma” mantığıyla kullanmanızı öneririz.

Kuruluş sonrası zorunlu set checklist

• İmza sirküsü (güncel, okunur PDF)
• Kaşe (ünvan/adres/vergi bilgilerinizle uyumlu)
• Mali mühür (kurulum tamam, güvenli saklama planı var)
• Şirket kimlik kartı dokümanı (ünvan/adres/VD/VN/IBAN/iletişim)
• Web sitesinde “şirket bilgileri” alanı için hazır metin (bir sonraki bölümde bağlanacak)

8) Bölüm 3 özeti: Kurumsal operasyonun “anahtarları”

Bölüm 3’te üç kritik parçayı netleştirdik: İmza sirküsü (yetki ispatı), kaşe (evrak standardı) ve mali mühür (dijital operasyon). Bu set, full servis online ajans modelinde “kurumsal çalışabilirliği” doğrudan etkiliyor. Çünkü banka/POS gibi süreçlerde ret/uzama riskini azaltan en önemli faktörlerden biri, evrakların düzenli, tutarlı ve erişilebilir olması.

Sıradaki bölüm (Bölüm 4)

• Şirket banka hesabı açılışı: pratik akış ve dikkat edilmesi gerekenler
• Alan adı (domain) devri: dijital varlıkları şirket kimliğine bağlamak
• Web sitesi üzerinde şirket bilgilerini standardize etmek
• POS başvurusu öncesi son kontrol

Serinin diğer bölümleri