İmza Sirküsü, Kaşe ve Mali Mühür: Limited Şirket İçin Kurumsal Set (Bölüm 3)

Bölüm 3 akışı

• 1) Kurumsal set nedir, neden “hemen” tamamlanmalı?
• 2) İmza sirküsü: ne işe yarar, nereden alınır?
• 3) İmza sirküsünde dikkat: ünvan/adres/yetki tutarlılığı
• 4) Kaşe: zorunlu mu, hangi bilgiler olmalı?
• 5) Mali mühür: neden gerekli, nerede kullanılır?
• 6) Maliyet kalemleri ve gerçek hayattaki ödeme örnekleri
• 7) Banka/POS için “uyum” checklist’i: en sık ret sebepleri
• Ara CTA: anahtar teslim e-ticaret paketleri
• 8) Bölüm 3 özeti + Bölüm 4’e geçiş

1) Kurumsal set nedir, neden “hemen” tamamlanmalı?

Kuruluş tamamlandıktan sonra ekipler genellikle iki şeye odaklanır: “bankada hesap açalım” ve “satışa başlayalım”. Ancak bankacılık ve ödeme kuruluşlarının (POS/ödeme altyapıları) değerlendirmesi; sadece şirketin var olup olmamasına bakmaz. Yetki, imza doğrulaması, belge tutarlılığı ve dijital süreç yeterliliği gibi kriterleri de kontrol eder.

Bu yüzden “kurumsal set” dediğimiz üçlü, aslında bir operasyon başlangıç kitidir: imza sirküsü (yetki ve imza doğrulaması), kaşe (belge/evrak standardı), mali mühür (e-belge ve dijital imza süreçleri). Bu üçlüyü geciktirmek; başvurularda ek evrak istenmesine, süreçlerin uzamasına ve bazı durumlarda ret riskine yol açabilir.

2) İmza sirküsü: ne işe yarar, nereden alınır?

İmza sirküsü; şirketi temsil ve ilzama yetkili kişilerin (müdür/temsilci) imza örneklerini ve yetkisini gösteren, noterden düzenlenen resmi belgedir. Banka hesabı açılışlarında, bazı sözleşmelerde, ödeme kuruluşu başvurularında ve şirket adına işlem yapılacak pek çok senaryoda karşınıza çıkar.

İmza sirküsü pratikte nerelerde istenir?

• Banka hesabı açılışı ve bankada yetkili tanımı
• Sanal POS / ödeme kuruluşu başvuruları
• Kurumsal sözleşmeler (hizmet sözleşmesi, gizlilik, taahhüt vb.)
• Firma adına vekâlet/temsil süreçleri
• İlerleyen aşamalarda bazı resmi yazışma ve iş ilişkileri

Nereden alınır?

İmza sirküsü noterden alınır. Genellikle kuruluş sonrası elinizde olan belgelerle (vergi levhası, ticaret sicil gazetesi vb.) notere gidilir ve yetkili kişinin imza beyanı düzenlenir. Noter, şirketin ünvanını ve yetki durumunu evraklardan kontrol eder.

3) İmza sirküsünde dikkat: ünvan/adres/yetki tutarlılığı

Kurumsal süreçlerde en sık problem “küçük gibi görünen tutarsızlıklar”dır. Örneğin: ticaret sicil gazetesindeki ünvan ile vergi levhasındaki ünvan arasında noktalama farkı, adresin kısaltmalı yazılması, IBAN sahibinin şirket yerine şahıs görünmesi, web sitesinde yer alan iletişim alanında farklı bir adres bulunması… Ödeme kuruluşları bu noktaları risk olarak değerlendirebilir.

En kritik eşleşmeler

• Ünvan: Tüm belgelerde aynı (ek/ünvan uzantılarıyla birlikte) kullanılmalı.
• Adres: Vergi levhası / ticaret sicil / web site iletişim sayfası uyumlu olmalı.
• Yetkili: İmza sirküsü yetkilisi, banka hesabı ve başvurularla tutarlı olmalı.
• IBAN: Şirket hesabına ait olmalı; dekontta ünvan net görünmeli.

4) Kaşe: zorunlu mu, hangi bilgiler olmalı?

Kaşe, resmi olarak her işlem için zorunlu olmasa da Türkiye’de ticari pratikte birçok evrak üzerinde “kurumsal tamamlayıcı” işlev görür. Banka formları, teslim tutanakları, bazı sözleşme ekleri ve dosya teslimlerinde kaşe istenebilir. Ayrıca ekip içi süreçlerde de standardizasyon sağlar.

Kaşede genellikle hangi bilgiler bulunur?

• Şirket ünvanı
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• Adres (tercihen resmi adresle uyumlu)
• Telefon/e-posta (opsiyonel; kurumsal mail önerilir)

Kaşe üretimi genellikle matbaa/kaşe baskı hizmeti veren yerlerden hızlıca yapılır. Burada kritik olan, yazdıracağınız bilgilerin resmi evraklarla aynı olmasıdır. “Bir harf farklı” bile ileride gereksiz açıklama ihtiyacı doğurabilir.

5) Mali mühür: neden gerekli, nerede kullanılır?

Mali mühür; tüzel kişilikler için e-belge süreçlerinde kullanılan bir dijital kimlik aracıdır. Özellikle e-fatura/e-arşiv, e-irsaliye gibi süreçlerde, entegrasyonlarda ve bazı resmi sistemlerde şirketin dijital onayı anlamına gelir. “Mali mühür aldım” demek, şirketin dijital süreçlerde kurumsal kimliğini tamamlaması demektir.

Mali mühür hangi senaryolarda işinizi kolaylaştırır?

• E-belge süreçleri (e-fatura/e-arşiv vb.)
• Ön muhasebe/entegrasyon sistemleriyle daha sağlıklı dijital akış
• Kurumsal imzalama ihtiyaçları (tüzel kişilik bazında)
• Gelecekte kamu/kurumsal müşterilerle entegrasyonlar

6) Maliyet kalemleri ve gerçek hayattaki ödeme örnekleri

Kurumsal setin maliyeti; bulunduğunuz şehre, noter ücretlerine ve tercih ettiğiniz ürün/hizmet sağlayıcısına göre değişebilir. Ancak önemli olan, bu kalemleri kuruluş sonrası “beklenmedik gider” olmaktan çıkarıp planlı hale getirmektir.

Woventico örneğinde (paylaştığınız süreç)

• İmza sirküsü: 1.700 TL (noter)
• Kaşe: 450 TL (matbaa)
• Mali mühür: 3 yıllık 1.800 TL (tüzel kişi)

Bu üç kalem, tek tek küçük görünebilir; ancak bankacılık/ödeme kuruluşu ve e-belge süreçleri için “başlangıç anahtarları”dır. Özellikle sanal POS başvurularında IBAN dekontu + imza sirküsü + vergi levhası üçlüsü sıkça talep edilir. Kaşe ise evrak tesliminde ve kurumsal görünümde tamamlayıcı rol oynar.

7) Banka/POS için “uyum” checklist’i: en sık ret sebepleri

Büyük şirketlerin en güçlü tarafı: tutarlılık. Banka ve ödeme kuruluşları için de bu tutarlılık, “riskin düşük olduğu” anlamına gelir. Aşağıdaki checklist, başvuru retlerini azaltmak için pratik bir kontrol setidir.

• Ünvan: vergi levhası, sicil gazetesi, imza sirküsü ve banka hesabı aynı
• Adres: resmi belgeler ve web sitesi iletişim sayfası uyumlu
• IBAN: şirket hesabı, dekont üzerinde ünvan net ve okunur
• Web sitesi: iletişim, mesafeli satış/iade/kargo sayfaları hazır
• Kurumsal e-posta: mümkünse alan adı uzantılı mail ve tutarlı e-posta imzası
• Faaliyet alanı: hizmetlerinizin web sitesinde anlaşılır tanımı

8) Bölüm 3 özeti: kurumsal set tamam, sıra bankada

Bu bölümde, kuruluş sonrası “kurumsal set”in neden kritik olduğunu netleştirdik: imza sirküsü ile yetki/temsil doğrulanır, kaşe ile evrak standardı ve kurumsal görünüm güçlenir, mali mühür ile e-belge ve dijital süreçler tamamlanır. Bu üçlü hazır olduğunda, bankada hesap açılışı ve ödeme altyapıları için başvuru akışı daha sorunsuz ilerler.

Sıradaki bölüm (Bölüm 4)

• Banka hesabı açılışı: hangi evraklar, hangi adımlar?
• Kurumsal tahsilat kimliği: IBAN ve dekont standardı
• Alan adı (domain) devri ve dijital varlıkların kurumsallaştırılması

Serinin diğer bölümleri